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亚洲城手机版集团档案管理制度

来源: 作者:亚洲城ca88手机版官网 发布时间:2005-08-03 点击数:6676
亚洲城手机版集团档案管理制度
 
一、总则
(一)为了加强本公司档案业务建设,进一步提高档案综合管理水平,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、深圳市档案局有关企业档案工作的规定,制定本制度。
(二)企业档案是指本企业在生产、经营、基建及各项管理活动中形成的全部档案的总和,包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、基本建设等各项业务活动中直接形成的各种形式和各种载体的档案。
(三)档案工作是本公司企业管理工作的组成部分,是维护本公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项基础工作。
(四)本公司的档案工作遵循集中统一管理的原则。
二、档案管理体制
(一)本公司在办公室内设置档案资料室,配备档案管理专职人员,负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案和对所属企业档案管理的业务指导工作。
(二)档案人员必须忠于职守,具备专业知识和档案管理知识,熟悉和了解企业各项管理活动。
(三)档案资料室由办公室主任主管,业务上接受深圳市档案局的指导与监督。
(四)各部门应设置兼职文书人员,负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和按时向档案室归档的工作。
三、文件材料的形成与归档
(一)凡本公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向档案室归档,任何部门和个人不得据为己有。归档的具体范围见附件。
(二)归档要求
1、归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备。正件与附件,打印件与底稿、请示与批复、转发文与原文要放在一起,不得分开,文电应合一。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合规范要求,书写材料要便于长期保存,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。
3、归档的文件材料必须是原件。
4、基建工程竣工验收必须有档案部门参加,对其文件材料不完整、不准确、不系统的不能进行验收。
5、归档的文件材料如不符合上述要求,档案室有权要求有关人员重新进行整理和补充。
(三)归档时间和归档份数。
1、办公室处理的文件,由承办人将文件办理完毕后退回办公室,档案室统一立卷归档。
2、各部门业务活动中形成的文件材料和编部门文号的文件,由各部门兼职文书于次年一月份向档案室归档。
3、基建工程和其它技术项目,在任务完成或告一段落时,应将需归档的文件材料收集齐全,经项目负责人审定后,及时向档案室归档。
4、参观学习、考察、参加各种会议收集的文件材料,凡属归档范围的,应及时向档案室归档。
5、会计档案由财务部负责整理立卷、保管,按会计年度整理完毕后须将案卷目录复印一份,交档案室保存。
6、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和使用频繁的可归档一式两份。
(四)档案室要对各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。
(五)文件材料的形成和积累应纳入各部门工作计划和有关人员的职责。
四、档案的分类与整理
(一)根据深圳市档案局《立档单位档案分类方案编制规则》,编制《亚洲城手机版集团档案分类方案》,详见附件。
(二)保持文件材料之间的有机联系和自然形成规律,并区别不同保管期限进行分类、组卷和系统整理。案卷的内在、外观质量符合国家规范要求。
(三)编制案卷目录、卷内目录、全引目录等基本检索工具,并按国标《档案著录规则》进行标引、著录工作。
五、档案的保管
(一)接收归档的文件材料,必须认真验收,并办理交接手续。
(二)有专用库房、柜架存放档案,做到办公、阅览、库房三分开。库房具有防盗、防火、防潮、防虫、防灰、防阳光直射等安全设施。
(三)按年度、类别和保管期限进行排架,便于利用和保管。
(四)声像档案分柜保管。
(五)定期检查库房的安全,并做好温湿度的调控和监测记录。
(六)定期对库存档案进行清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案及时修补和复制。库存档案因作废、遗失、注销帐卡时,要查明原因、保存依据。
六、档案的鉴定与销毁
(一)根据国家档案局有关部门的规定,编制本公司《档案保管期限表》(详见附件),档案的保管期限分为永久、长期(16~50年)、短期(15年以下)三种。
(二)日常的鉴定工作由档案室负责。新入库的档案均应正确划定保管期限。
(三)库存档案的定期鉴定工作由鉴定小组负责进行。定期鉴定每隔五年进行一次。
(四)鉴定小组由主管档案工作的领导、档案人员和有关专业人员共同组成。通过鉴定应对超过保管期限的档案提出存毁意见。
(五)对失去保存价值的档案,应先造具销毁清册,经本公司领导审批后,派二人以上进行监销,销毁清册永久保存。
七、档案的统计
(一)建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表,对档案的数量、提供利用及利用效果等及时进行统计,并按规定向有关部门上报。
(二)统计工作以原始记录为依据,做到准确、可靠。
八、档案管理现代化
(一)档案管理现代化是本公司现代化管理的组成部分,应列入本公司现代化管理的整体计划,统筹考虑,同步发展。
(二)应用计算机对档案进行辅助管理,并逐步采用先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代化管理手段。
九、档案的开发利用
(一)本公司员工因工作需要,可查、借阅与本岗位工作有关的档案资料,用毕即应归还。
(二)有密级的档案分柜保管,严禁复印,并一律不外借。本公司员工如因工作需要,由部门领导签署意见后需经办公室主任批准,方可在档案室内查阅。
(三)查、借阅档案均需办理登记手续,归还档案时应填写《档案利用效果登记表》。
(四)爱护档案,不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发生丢失、损坏或泄密,应追究当事者责任。
(五)凡有下列情况之一者,应立即将所借档案归还档案室:
1、借阅者工作调动、离休、退休时。
2、因公外出或请假超过一周以上者。
3、因工作需要,档案室有必要收回时。
(六)外单位人员查阅档案,需持单位介绍信(注明用途和范围)和本人身份证,经办公室同意,并办理登记手续。
(七)档案室应根据本公司的中心工作和档案的库存情况,积极开展档案的二次整理和编研工作,开发档案信息资源,更有效地为公司的各项工作服务。
 

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